«АЛТИУС – Управление строительством» и «CRM и документооборот» - дуэт для чёткой организации участия в тендере

В связи с мировым финансовым кризисом строительный сектор переживает не самые лучшие времена. Темпы строительства снижаются, происходят тотальные сокращения персонала, возникает существенная кредиторская задолженность и множество подобных негативных моментов. На оздоровление мировой экономики в целом и экономики Росси в частности потребуется несколько лет и строительство, как одна из ведущих отраслей, напрямую зависит от решения возникшей ситуации.

Некоторые строительные предприятия функционируют, продолжая выполнять обязательства по ранее заключенным сделкам. Однако новых проектов и инвестиционной активности на сегодняшний день не наблюдается. Соответственно, строительным компаниям необходимо самостоятельно искать пути решения проблем и не ждать по-настоящему прибыльных предложений.

Участие в тендерах и до наступления рецессии в строительстве было актуально для строительных компаний, а с наступлением неблагоприятного периода и вовсе стало одним из главных возможных способов получения прибыли. Так, по данным компании «АЛТИУС СОФТ» в последние несколько месяцев увеличилось вдвое количество обращений в компанию с целью приобретения специального программного решения, позволяющего систематизировать и поддерживать в актуальном состоянии документооборот, контактную информацию, а также рассчитывать плановые показатели рентабельности. Это объясняется тем, что участие в том или ином тендере связано с огромными бюрократическими проволочками. Количество документов, ответственных лиц, сроков и алгоритм действий в принципе представляет собой весьма сложную структуру.

Одним из самых сложных аспектов при участии в тендере на строительство является определение плановой рентабельности, т.е. выявление целесообразности участия в том или ином конкурсе. Просчитать вручную все взаимозависимые показатели достаточно сложно. В программе «АЛТИУС – Управление строительством» данная проблема решается довольно просто. В программу нужно ввести договор с заказчиком, присвоив ему статус «Подготовка». В этом случае, программа будет воспринимать данный договор, как недействующий. Тем не менее, по этому договору можно рассчитать плановую себестоимость и получить отчёт «Плановая рентабельность», определив на его основании целесообразность участия в заявленном тендере и принять решение с учётом реальных данных. При этом подобные действия не усложнят работу с программой и не внесут неясности в те договоры, деятельность по которым осуществляется. Стоит заметить, что для решения данных задач можно использовать даже самую простую версию «ЛАЙТ» программы «АЛТИУС – Управление строительством».

После расчёта плановой рентабельности и определения возможности участия в тендере необходимо учитывать все необходимые документы: время на их подготовку, срок действия, приоритет и т.д., а также ответственных лиц по ним. В программе «CRM и документооборот» (в данном случае CRM понимается более расширенно, как система управления взаимоотношения со всеми контрагентами, в отличие от классического перевода) можно создать карточку на каждый необходимый документ для тендера. В части документооборота возможно прикреплять отсканированные копии документов, уведомления и другие важные документальные данные, т.е. пошагово наблюдать за этапами выполнения работ. Часть CRM позволит распланировать деятельность ответственных сотрудников и будет автоматически напоминать о необходимости совершения тех или иных действий по документам: аннуляция, получение оригинала, продление срока действия и т.д. Перечень важных дел, событий и контактных лиц, координирующих тот или иной документ, будет отображаться на экране с подробным описанием, что поможет значительно облегчить работу ответственных за тендерную подготовку сотрудников.

Если участие в тендере в конечном итоге приведёт к положительным результатам, то в программе «АЛТИУС – Управление строительством» необходимо ранее присвоенный статус договору с заказчиком «Подготовка» заменить на статус «Действует». Это позволит отслеживать работу по договору в полном объёме, получать набор отчётов и полноценно управлять сделкой.

В ситуации экономической нестабильности каждая компания пытается сократить свои издержки, избежать незапланированных расходов и минимизировать любые риски. Однако ошибка в расчётах или несвоевременность действий могут спровоцировать ряд непоправимых последствий. Так, не вовремя поданный в тендерный комитет документ исключает право участия компании в конкурсе. Неверное определение плановой рентабельности чревато работой над проектом «в минус», а несвоевременный звонок или письмо уполномоченному лицу могут надолго отправить компанию в чёрный список недобросовестных исполнителей и подорвать её авторитет.